Apresentação do Mecanismo de Reclamações da Fundación Avina

A gestão da Fundación Avina tem como base os valores organizacionais que constam em seu Código de Ética, que estabelece as condutas esperadas de pessoas que se relacionem direta ou indiretamente com a organização e tem como complemento outras políticas ou procedimentos relacionados a Igualdade de gênero e diversidade, Avaliação de Risco Ambiental e Social, Respeito e proteção das pessoas, Prevenção e gestão de conflitos de interesses, e outras políticas publicadas em nosso website na seção de políticas e protocolos.

Fundación Avina busca garantir que todos os indivíduos e grupos envolvidos com a organização sejam tratados com dignidade e respeito como valores fundamentais. Por isso, todas as nossas políticas visam respeitar, zelar e proteger os direitos humanos, aplicando tolerância zero a qualquer forma de violência, discriminação, desigualdade e iniquidade.

Condutas contrárias ao que está estabelecido em nossas políticas, procedimentos, valores e princípios organizacionais, além do não cumprimento de proteções socioambientais ou estándares de gênero que consequentemente afetem o bom desenvolvimento dos projetos realizados pela Fundación Avina, poderão ser informadas de acordo com o procedimento de Prevenção e tratamento de reclamações.

As reclamações poderão ser apresentadas em espanhol, inglês, português ou idiomas indígenas. Em caso de idiomas indígenas, solicitamos que o idioma originário seja informado e a Avina entrará em contato com tradutores para ter acesso às informações apresentadas.

Todas as reclamações serão tratadas com respeito, sigilo e sem qualquer risco de represália. Nenhuma informação pessoal fornecida será publicada exceto quando houver a devida autorização de quem está apresentando a reclamação.

Qualquer pessoa pode apresentar uma reclamação à Fundación Avina, preferencialmente através do Formulário de Reclamação disponível em nosso site. Outros canais também estão disponíveis, como:

• Correspondência para o endereço físico da sede regional da Fundación Avina: Calle Evelio Lara, Casa Nº131-B, Ciudad del Saber, Clayton, Cidade do Panamá, Panamá.
• Comunicações por correio eletrónico para web@avina.net ou reclamos@avina.net
• Chamada telefónica para a sede regional da Fundación Avina +[507] 317 1121
• Qualquer outro canal aberto e acessível para estabelecer contacto com a organização, assegurando sempre que se trata de um canal fiável para o envio de informação e salvaguardando o anonimato, quando assim o desejar.

Qualquer queixa recebida anonimamente será tratada com o mesmo rigor, confidencialidade e cuidado. É importante ter em conta que a inexistência de uma referência de contacto para a pessoa que apresentou a queixa pode interromper o processo se não forem recebidas as informações necessárias para o seu tratamento. Por este motivo, recomenda-se, na medida do possível, deixar pelo menos alguns meios de contacto gerais e não vinculativos (correio eletrónico, telefone, etc.) para evitar o risco de um processo ser interrompido devido à impossibilidade de comunicação.

A Fundación Avina admitirá reclamações consideradas elegíveis nos casos em que:

• Envolverem projetos e/ou processos em que haja intervenção direta ou indireta.
• Estiverem relacionadas a projetos e/ou processos que estejam ativos na Fundación Avina nos quais sejam geradas ações associadas a temas ambientais e sociais, assédio ou violência por motivos de gênero, conduta ética, violação de direitos de grupos vulneráveis, entre outros.
• Correspondam a projetos e/ou processos finalizados no máximo 12 meses antes da data da reclamação[1];
• Idealmente sejam apresentadas por pessoas e/ou grupos diretamente afetados ou por seu representante legal;
• Apontem para possíveis situações de risco que devam ser tratadas pela Fundación Avina. Embora não seja considerada uma reclamação, é possível gerar um alerta precoce e adotar as respectivas medidas de mitigação.

[1] Reclamações posteriores a esse prazo não poderão ser processas de acordo com o mecanismo aqui apresentado, o que não impede que possa ser definido um procedimento especial conforme a necessidade.

Esses canais não devem ser utilizados para:

• realizar consultas gerais, que devem ser feitas através Canais de contato geral da organização disponíveis em https://www.avina.net/pt/contato/;
• informar casos que não possam ser verificados, apresentem provas duvidosas ou infundadas e/ou sejam baseados em opiniões subjetivas;
• apresentar demanda relacionadas a Recursos Humanos, que devem ser tratadas diretamente pela instância interna relacionada;
• informar problemas interpessoais;
• tratar de temas operacionais.

Todas as reclamações que forem considerados elegíveis serão tratadas pela Fundación Avina considerando as seguintes etapas e prazos:

1. Recebimento da reclamação
2. Análise da viabilidade da reclamação, definição da orientação do caso, se ele está em nível de projeto ou em nível institucional a ser tratado pela Comissão de Riscos – 5 dias úteis.
3. Processo de investigação, resolução e acordo – 15 dias úteis com possibilidade de prorrogação conforme a necessidade do processo.

Graficamente o processo de reclamações se apresenta da seguinte forma:

Por meio do mecanismo aqui apresentado, a Fundación Avina se compromete a:

• manter sigilo sobre a identidade da pessoa ou comunidade que esteja apresentando a reclamação, além de cuidar dos dados obtidos na reclamação ou caso de consulta, , incluindo reclamações recebidos anonimamente;
• ouvir todas as partes envolvidas;
• responder a cada etapa prontamente segundo os prazos estabelecidos;
• manter a parte demandante informada sobre o progresso do processo e revisar todas as informações disponibilizadas;
• caso seja necessário, abrir processos de investigação com metodologia sugerida para promover transparência e objetividade no processo de gestão da queixa.
• gerar espaços de diálogo entre os diferentes atores de modo a buscar consenso e entendimento;
• aplicar imediatamente as ações correspondentes para compensar, remediar, restaurar e restituir os direitos das pessoas e comunidades que estão demandando atenção ao caso;
• garantir que todo o processo seja encerrado satisfazendo as partes envolvidas.

Confirmo ter lido os fundamentos para a apresentação de uma reclamação à Fundación Avina.